Perdagangan Akuisisi Pertahanan: Kemampuan Komersial Bagi Prajurit

Terlalu banyak tinta yang telah tertumpah untuk reformasi pengadaan pertahanan selama beberapa dekade terakhir. Bahkan, telah ada 12 komisi dan panel utama yang membahas masalah ini sejak Perang Dunia II. Para kritikus telah vokal tentang kegagalan pengadaan yang dimulai sejak Perang Revolusi. Masalah yang dihadapi Jenderal Washington di Valley Forge selama musim dingin yang kejam tahun 1777-1778 terus menghantuinya selama perang: prosedur administratif yang buruk, kelangkaan dana, dan ketidakmampuan untuk menyediakan apa yang dibutuhkan.

Tantangan-tantangan ini sejak awal berdirinya negara ini masih ada hingga saat ini, tetapi kompleksitasnya telah berlipat ganda. Yang berkontribusi terhadap kompleksitas ini adalah bahwa kemampuan pembelian untuk militer kita terdiri dari tiga proses yang saling terkait: memutuskan apa yang akan dibeli (disebut menentukan Persyaratan), membelinya (Akuisisi proses dan peraturan yang mengatur proses tersebut) dan membiayainya (perencanaan dan pembayaran multi-tahun) Penganggaran proses yang menghasilkan alokasi dana dari Kongres).

Sistem akuisisi modern untuk Departemen Pertahanan dikodifikasi pada tahun 1970-an dengan ide-ide dari salah satu dari 12 komisi tersebut—Komisi Packard—sebagai panduan bagi para profesional akuisisi dalam sebuah dokumen yang disebut DoD 5000 Series yang panjangnya 900 halaman. Ada juga Defense Acquisition Guidebook untuk menyertai kebijakan-kebijakan ini yang panjangnya 1250 halaman. Yang mendasarinya adalah Peraturan Akuisisi Federal yang bersifat hukum—tambahan 2000 halaman. Itu berarti totalnya 4000 halaman (tiga kali lipat panjang buku Tolstoy Perang dan damai dan jauh kurang menarik).

Bahwa ada 4000 halaman yang harus dikonsultasikan adalah bukti bahwa kita dapat menyederhanakan lebih jauh lagi. Namun, bagaimana jika, tanpa menunggu upaya reformasi berikutnya, kita mempraktikkan metode paling sederhana yang tersedia saat ini untuk banyak barang komersial yang kita beli? Bagaimana jika kita dapat melatih 156.000 profesional akuisisi di Departemen Pertahanan untuk menggunakan alat yang paling fleksibel untuk mempercepat kemampuan bagi para pejuang kita? Dan, kita Mengerjakan perlu mendapatkan kemampuan untuk menjadi pejuang perang lebih cepat karena, rata-rata, dibutuhkan waktu 7 hingga 27 tahun untuk memperoleh kemampuan baru.

Saya akan menyebut metode ini lebih sederhana akuisisi perdagangan kerajinanBarang-barang komersial berarti tidak berlaku untuk semua yang dibeli DoD, seperti pesawat tempur atau kapal selam, tetapi mencakup pesawat nirawak kecil, citra satelit, peralatan hemat energi, komunikasi tangguh, perangkat lunak pengoptimalan keputusan, dan masih banyak lagi. Keterampilan akuisisi adalah gabungan dari 5 langkah terbukti yang memuaskan Persyaratanmenyederhanakan Akuisisi memproses dan menyederhanakan penempatan uang pada kontrak yang sesuai dengan rencana yang disetujui Anggaran.

Langkah 1. Memenuhi Persyaratan. Untuk barang-barang komersil, tidak perlu melakukan proses tradisional dengan menuliskan apa yang ingin dibangun oleh DoD (yang merupakan hal yang terjadi saat kami membuat kontrak untuk kapal selam). Prosesnya seharusnya hanya memvalidasi kebutuhan dan memulai proses seleksi. Jika tidak diketahui apakah ada solusi komersial untuk masalah militer, militer harus melakukan riset pasar atau menghubungi organisasi yang mungkin telah melakukannya, seperti Unit Inovasi Pertahanan. Ada manfaatnya jika satu kelompok memahami solusi komersial apa yang tersedia daripada menduplikasi upaya ini di setiap entitas pembelian DoD.

Paling sering, alih-alih memulai proses seleksi, Staf Gabungan melakukan proses persetujuan formal untuk memperkenalkan kemampuan atau persyaratan baru, yaitu Dewan Pengawasan Persyaratan Gabungan, tetapi kelompok ini tidak memiliki kemampuan untuk mengharuskan cabang-cabang Angkatan (Angkatan Darat, Laut, dan Udara) untuk merencanakan dan menganggarkan penyediaan kemampuan baru ini, yang merupakan pemutusan hubungan utama dalam proses tersebut, selain waktu yang dibutuhkan untuk proses ini. Bahkan ada proses Staf Gabungan untuk mempercepat penyediaan kemampuan yang sangat dibutuhkan yang disebut proses JUON—Kebutuhan Operasional Mendesak Gabungan—yang dapat bergerak lebih cepat daripada pengadaan Pentagon pada umumnya, tetapi sering kali memerlukan waktu satu tahun atau lebih lama.

Langkah 2. Sumber Komersial. Meskipun mungkin tampak jelas, sebagian besar fungsi yang dijalankan oleh Departemen Pertahanan adalah masalah yang sama yang dilihat oleh perusahaan komersial setiap hari. Memahami sensor, menyediakan gambaran operasi umum, membuat keputusan menggunakan sejumlah besar data, berkomunikasi dengan infrastruktur yang tangguh dan menjalankan operasi logistik terbesar di dunia untuk mendukung pasukan dan kemampuan secara global. Akibatnya, naluri pertama kita dalam pertahanan haruslah mencari sumber secara komersial daripada mengontrak kemampuan khusus. Umumnya, teknologi komersial akan lebih baru, tersedia dari lebih banyak pemasok dan lebih murah karena mendapat manfaat dari volume yang lebih tinggi dalam melayani lebih banyak pelanggan komersial. Dan, lebih banyak dari apa yang diakui Pentagon yang dibutuhkannya berasal dari sektor komersial mengingat 11 dari 14 teknologi penting yang diidentifikasi oleh CTO Pentagon sedang dikembangkan oleh perusahaan di luar lembaga pertahanan di bidang-bidang seperti AI, keamanan siber, dan otonomi.

Langkah 3. Hindari Peraturan Akuisisi Federal dengan OTA. Semakin banyak organisasi di Departemen Pertahanan menggunakan otoritas akuisisi yang diberikan kepada NASA pada tahun 1958 (dengan tujuan bergerak cepat sebagai respons terhadap peluncuran Sputnik Soviet) dan diberikan secara permanen kepada DoD pada tahun 2015 yang disebut Otoritas Transaksi Lainnya. Buku panduan OTA terdiri dari 50 halaman (bukan 4000) dan panjangnya yang lebih pendek ini menunjukkan kesederhanaan dan fleksibilitasnya untuk menyesuaikan kontrak. DIU, yang saya pimpin selama 4 tahun, menggunakan OTA secara eksklusif untuk aktivitas pembuatan prototipe—menguji solusi komersial di lingkungan militer. Lebih jauh, organisasi pertahanan dapat dengan mudah melampaui penghargaan OT prototipe—setelah proses yang kompetitif untuk vendor dan pengujian yang berhasil—dan memberikan penghargaan OT produksi yang memungkinkan kontrak jangka panjang yang lancar.

Langkah 4. Mendukung CSO—proses berulang yang dibangun berdasarkan otoritas OTA. Setelah Kongres menyetujui OTA untuk DoD, DIU memelopori proses yang tahan lama untuk mencari solusi yang disebut Commercial Solutions Opening, atau CSO. Nama yang menarik ini hanyalah proses yang terdokumentasi untuk mengklarifikasi masalah apa yang sedang dipecahkan, pemilihan sumber yang kompetitif, metodologi pengujian, dan pemilihan vendor. CSO sangat mencerminkan apa yang dilakukan dunia komersial setiap hari dalam memilih vendor dan semakin banyak digunakan oleh lebih banyak organisasi di seluruh DoD.

Langkah 5. Menyederhanakan Penerapan Uang pada Kontrak. Mungkin aspek terpenting dalam memberikan kemampuan baru kepada prajurit adalah memastikan uang dapat digunakan untuk kontrak. Memastikan konsistensi uang yang tersedia untuk kontrak berarti mendukung entitas DoD dalam proses penganggaran dua tahun sehingga Kongres mengalokasikan dana dalam waktu yang cukup untuk mendapatkan solusi sesegera mungkin setelah pemilihan vendor. Sejauh ada kesenjangan antara prototipe yang berhasil dan dana yang tersedia dari proses penganggaran, ini adalah “lembah kematian” yang diciptakan DoD untuk vendor. Proses penganggaran yang lebih fleksibel—yang direkomendasikan oleh Komisi Pemrograman, Perencanaan, Penganggaran, dan Eksekusi awal tahun ini—akan sangat membantu dalam menyelesaikan masalah ini. Rekomendasi Komisi memungkinkan penggunaan dana yang lebih fleksibel pada tahun anggaran disahkan untuk mengatasi kebutuhan mendesak dan memanfaatkan teknologi baru.

Kompleksitas lain ketika Kongres mengalokasikan dana adalah bahwa dana ini datang dalam berbagai “warna” uang (warna yang ditetapkan kategori untuk kegiatan terpisah Operasi & Pemeliharaan, Pengadaan, Penelitian & Pengembangan yang tidak dapat dicampur dalam penggunaannya). Penghargaan Prototipe OT dapat memanfaatkan salah satu dari warna ini selama warnanya tetap konsisten. Untungnya, DoD membeli lebih banyak perangkat lunak akhir-akhir ini dan Kongres baru-baru ini memungkinkan Pentagon untuk menggunakan uang yang pada dasarnya “tidak berwarna” untuk akuisisi perangkat lunak. Teknik perdagangan lainnya adalah menempatkan kemampuan komersial pada jadwal Administrasi Layanan Pemerintah yang memungkinkan setiap entitas pemerintah untuk menyediakan dana dan mendapatkannya tanpa harus menulis kontraknya sendiri. Memastikan konsistensi uang yang tersedia untuk kontrak berarti mendukung entitas DoD dalam proses penganggaran dua tahun sehingga Kongres mengalokasikan dana dengan waktu tunggu yang cukup untuk mendapatkan solusi sesegera mungkin setelah pemilihan vendor.

Tidak diragukan lagi bahwa pembelian untuk Departemen Pertahanan itu rumit mengingat pentingnya misi tersebut, memastikan perlakuan yang adil bagi vendor, dan akuntabilitas untuk membelanjakan uang pembayar pajak. Namun, 5 langkah akuisisi ini tersedia saat ini—menyederhanakan pembelian barang-barang komersial dan menyediakan teknologi yang lebih baru dengan biaya yang lebih rendah bagi para pejuang perang kita.